Anda yang sehari-hari menangani pengarsipan di tempat kerja barangkali familier dengan pengelolaan arsip. Dari penyimpanan dokumen penting dan bersifat rahasia hingga pemusnahan dokumen yang ditujukan untuk mengurangi jumlah arsip agar manajemennya semakin efektif.
Tahap pemusnahan arsip di organisasi seperti lembaga atau perusahaan tak bisa Anda samakan dengan yang dilakukan di rumah. Ada sejumlah tahapan dan ketentuan yang wajib diikuti. Selain itu, terdapat metode-metode pemusnahan yang dapat disesuaikan kebutuhan.
Dasar hukum pemusnahan arsip
Arsip yang digunakan di organisasi tak akan selamanya disimpan. Untuk menjaga efektivitas dan efisiensi kerja, Anda harus memusnahkan sejumlah dokumen berdasarkan aturan yang berlaku. Tak hanya itu, orang-orang yang melaksanakannya bukanlah orang sembarangan dan harus menjadi anggota panitia terlebih dulu.
Dalam praktiknya sendiri, pemusnahan arsip merupakan bagian penyurutan arsip yang perlu dikendalikan memakai jadwal retensi arsip (JRA). Adapun perundang-undangan yang mengatur JRA adalah Undang-undang No. 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan serta Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
Oleh karena itu, organisasi yang hendak mengadakan pemusnahan arsip harus menguasai perundang-undangan dan mematuhi prosedurnya. Misalnya untuk memilah dokumen yang akan dihancurkan, Anda perlu mengecek dulu JRA yang memuat jangka waktu penyimpanan (retensi), jenis arsip, serta keterangan berisi rekomendasi penetapan arsip yang dapat diikutsertakan dalam pemusnahan dokumen.
Metode-metode untuk memusnahkan arsip
Adapun metode yang umum digunakan untuk memusnahkan arsip atau dokumen terdiri atas tiga jenis, antara lain:
- Pembuburan arsip
Sesuai namanya, arsip yang dimusnahkan dengan cara ini akan diubah menjadi bubur kertas. Pelaksanaannya pun dilakukan di pabrik kertas atau tempat-tempat lain yang menyediakan metode pembuburan. Kemudian, hasil pembuburan arsip dapat didaur ulang menjadi lembaran kertas dan barang bermanfaat lain. Caranya yang ramah lingkungan pun membuatnya digemari banyak pihak.
- Pembakaran arsip
Selain pembuburan, pembakaran atau kremasi menjadi metode pemusnahan yang umum dipilih. Praktiknya tak langsung membakar tumpukan dokumen, melainkan menggunakan mesin kremasi yang biasanya dipakai untuk kremasi jenazah. Hal ini disebabkan mesin tersebut lebih ramah lingkungan dibandingkan pembakaran biasa yang membuat kertas tak bisa didaur ulang.
- Dihancurkan dengan bahan kimia
Metode terakhir yang dapat diaplikasikan dalam pemusnahan arsip adalah pemberian bahan kimia yang sifatnya menghancurkan dokumen secara total. Salah satu bahan kimia yang sering digunakan adalah magnesium karbonat. Dokumen yang sudah diseleksi lantas direndam dalam air sebelum bahan kimia tersebut dimasukkan. Namun, metode ini sudah jarang dipilih karena membahayakan.
Demikian penjelasan singkat seputar pemusnahan dokumen beserta metode-metode yang umum digunakan. Jika Anda belum berpengalaman atau jumlah arsip yang akan dihancurkan terlalu banyak, ada baiknya gunakan penyedia jasa profesional untuk menanganinya.
